Het papierloze kantoor was jaren geleden het kantoor van de toekomst. In de praktijk blijkt het nog steeds een utopie te zijn om zonder papier in een kantoor te kunnen functioneren. Ook omdat wet- en regelgeving dit van organisaties verlangen. Door de toenemende mate van technologische ontwikkelingen zien we wel een ander fenomeen zich aandienen. Het contactloze kantoor. In dit artikel willen we een aantal van de meest recente ontwikkelingen laten zien.
Trainingsprocessen
Trainingsprocessen kosten tijd. Ze moeten gepland worden en het beoordelen van de progressie van deelnemers is ook niet altijd een eenvoudige zaak. Door gebruik te maken van immersieve technologie zal dit in de toekomst veel sneller en effectiever kunnen gaan. Immersieve technologie is een combinatie van werkelijkheid met virtual en augmented reality (VR en AR). Door de toepassing van deze drie “werkelijkheden” zullen toekomstige medewerkers zich veel sneller nieuwe kennis eigen kunnen maken. Men gaat ervan uit dat het een besparing van ruim 50% zal zijn. Een voorbeeld van een organisatie die hier momenteel zeer actief mee bezig is, is het bedrijf STRIVR uit California.
Virtueel vergaderen
Door de coronapandemie hebben we inmiddels al de nodige ervaring opgedaan met digitaal vergaderen. En we hebben ervaren dat het zowel voor als nadelen heeft. Denk maar aan de manier waarop je de ander kunt zien, het gemis aan de non-verbale communicatie, maar ook de besparing aan reistijd etc. In de toekomst zal er veel meer virtueel vergaderd gaan worden. En door de toepassing van VR en AR technologie zullen een aantal nadelen van het digitaal vergaderen weggenomen worden.
Smart assistents
We kennen inmiddels al de smart assistent die door de verschillende bedrijven worden aangeboden zoals Siri, Alexa, Google Assistent etc. Deze zogenaamde chatbots zullen in de toekomst veel meer deel uit gaan maken van onze kantooromgeving. Door de toepassing van kunstmatige intelligentie (KI) kunnen deze chatbots nu al verschillende werkzaamheden van medewerkers overnemen. Zo is er al een chatbot die op basis van foto’s een schatting kan maken van de schade die ontstaan is bij een auto.
Grotere bureaus
De coronapandemie heeft ons geleerd dat inkrimpen met betrekking tot de vierkante meters kantoorruimte zoals deze de afgelopen decennia heeft plaatsgevonden niet de juiste manier is geweest. Werkplekken waren vroeger ruim 1,8 m2 en momenteel zijn ze 1,4 m2. De werkplekken zullen in de toekomst veel ruimer gaan worden. Dit is ook mogelijk doordat medewerkers meer flexibiliteit gaan krijgen in hun werktijden en hun werkstijl. En door de toepassing van smart assistent zullen routinematige en later zelfs meer geavanceerde handelingen uitgevoerd gaan worden door chatbots.
Internationalisatie van het medewerkersbestand
Europawijd werkt momenteel ruim 40% van de medewerkers van thuis uit. En de verwachting is dat dit er in de toekomst nog meer zullen zijn. Dit biedt voor zowel de werkgever als ook voor de werknemer diverse andere perspectieven. Werkgevers kunnen plaats onafhankelijk medewerkers gaan aantrekken en medewerkers hoeven zich niet meer te beperken tot een bepaalde geografische afstand om een andere baan te zoeken. Ontwikkelingen als DaaS, Desktop as a Service, dragen daaraan bij. DaaS is een cloudoplossing waarmee organisatie virtuele desktops kunnen aanbieden aan elk device op elke locatie.
