Vor vielen Jahren galt das papierlose Büro als Büro der Zukunft. Weniger Papier heißt weniger Bäume fällen. Das alles passt in das Thema umweltfreundlich und nachhaltig.
In der Praxis sieht es anders aus. Ohne Papier zu arbeiten ist in den meisten Unternehmen noch eine Utopie. Es kann auch kaum funktionieren solange Gesetze und Richtlinien Archivierung, teilweise über Jahrzehnte, von Unternehmen verlangen. Papierlos ist nicht mehr allein das Büro der Zukunft. Durch viele und diverse technologische Entwicklungen ist das Büro der Zukunft das „kontaktlose“ Büro, auch Büro auf Distanz genannt. Über einige der Entwicklungen berichten wir in unserem heutigen Artikel.

Trainings- und Schulungsprozesse
Alle Trainings- und Schulungsprozesse kosten Zeit. Planung, Durchführung und Evaluierung der Fortschritte der Schulungsteilnehmer ist teilweise kompliziert und auch zeitintensiv. Durch den Einsatz von immersiven Technologien können Schulungsprozesse zukünftig schneller und effektiver durchgeführt werden. Immersive Technologie ist eine Kombination der Realität mit „virtual und augmented reality“ (VR en AR). „Eintauchen“ (lateinisch Immersion) in die virtuelle Realität kann bei der schnelleren Wissensvermittlung von zukünftigen Mitarbeitern helfen. Und schneller heißt Zeiteinsparung und damit Kosteneinsparung. Bis zu 50 Prozent sollen möglich sein. Ein Unternehmen in Kalifornien zeigt erste Einsatzmöglichkeiten: STRIVR.

Virtuelle Besprechungen
Covid-19 sorgte weltweit für eine rasante Beschleunigung von virtuellen Besprechungen. Erfahrungen mit digitalen Meetings haben – wie wir alle mittlerweile wissen – viele Vor- und Nachteile. Wir können uns digital sehen und miteinander sprechen, aber unsere non-verbale Kommunikation ist eingeschränkt. Allerdings ist ein Vorteil, dass wir weniger Zeit brauchen, um ins Büro zu kommen. Das heißt auch weniger Autos auf den Straßen, weniger Kraftstoffverbrauch und weniger CO2 Ausstoß. Schon jetzt ist absehbar, dass auch ohne Pandemie viele Besprechungen digital stattfinden werden. Bisherige Nachteile werden durch den verstärkten Einsatz von VR und AR Tools aufgehoben werden.

Intelligente Assistenten
Wir kennen Sie mittlerweile fast alle. Sie heißen Siri, Alexa, Google Assistent usw. und gehören zu den digitalen intelligenten Assistenten. Sie sind fortschrittliche Chatbot-Systeme, die schnell auf umfangreiche Datensätze zugreifen. Diese Entwicklung wird weiter zunehmen und unsere Arbeitsumgebung noch mehr beeinflussen. Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt Chatbots schon heute bei der Übernahme diverser Aufgaben von Mitarbeitern. Ein Beispiel ist die chatbot, die auf Basis von Fotomaterial Schäden an Autos schätzen kann.

Größere Büros
Durch Corona mussten wir Einiges lernen. Unter anderem, dass der jahrzehntelange Trend zu kleineren Büroflächen pro Mitarbeiter nicht zeitgerecht war. Arbeitsplätze hatten früher circa 1,8 m2 und sind jetzt auf circa 1,4 m2 geschrumpft. Dies wird sich in Zukunft ändern, denn Arbeitsplätze, sprich Büros, sollen wieder größer werden. Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und geänderte Arbeitsprozesse machen es notwendig. Intelligente Assistenten werden Routineaufgaben und zukünftig auch fortgeschrittene Aufgaben übernehmen.

Internationalisierung der Mitarbeiter
Momentan arbeiten fast 40% aller Mitarbeiter in Europa im Homeoffice. Laut Prognosen wird der Prozentsatz noch steigen. Dies bieten Arbeitnehmern und Arbeitgebern einige Perspektiven. Neue Mitarbeiter können in geografisch größeren Gebieten und auch grenzüberschreitend geworben werden. Entwicklungen wie beispielsweise DaaS, Desktop as a Service, bieten Hilfestellung. DaaS ist eine Cloudlösung, in der virtuelle „Schreibtische“ für alle (mobilen) Geräte weltweit angeboten werden.